Control de Gastos en la Ingeniería

El ingeniero es un profesional que tiene un vasto campo de acción. Algunos se dedicarán al cálculo estructural; otros, al cálculo hidráulico o de transportes. Pero muchos trabajarán en desarrollar proyectos, es decir, en materializar ideas: construir casas, edificios, poblaciones, complejos industriales, programas de saneamiento ambiental etc.

En ese sector de la profesión, se encontrarán con que tienen que manejar grupos humanos numerosos y muchos elementos diferentes, como materiales, equipos, plazos (tiempo) y presupuestos (dinero). Es decir, recursos humanos y recursos materiales.

La universidad proporciona a los profesionales diversas herramientas para el buen manejo de los recursos físicos: matemáticas, resistencia de materiales, mecánica de fluidos, contabilidad, finanzas, planificación, hormigones etc.

Aquí es donde entra en juego una nueva herramienta: la administración, entendida como “un proceso o forma de trabajo que consiste en guiar o dirigir a un grupo de personas hacia las metas u objetivos de la organización”.

Administración de Proyectos

La administración de proyectos nos enseñará a sacar partido de las técnicas de planificación y programación para ordenas la secuencia y la oportunidad de nuestras acciones.

Nos dará una base de análisis para vaticinar los resultados que podemos esperar de esos recursos complejos según sea el tipo de organización que usemos, la capacidad de mando que desarrollemos, la habilidad que tengamos para ganarnos la adhesión del personal o para evitar conflictos.

También resaltará la importancia de saber tomar decisiones y, en seguida, de controlar el curso de la acción.

En resumen, el desarrollo de nuestra aptitud de administrar complementará nuestras capacidades técnicas aplicadas al proyecto de tal forma que el conjunto resulte eficiente.

Los buenos resultados de una administración serán el producto de las condiciones personales de los responsables y de las técnicas de administración que empleen.

Un claro ejemplo, para controlar los fondos en casa, lo ideal es llevar un control organizado de todos los gastos. Para conseguir esto, puede recurrir a una plantilla Excel de Gastos del Hogar.

Esta plantilla le permitirá clasificar los gatos por periodos o secciones para cada uno de los gastos mensuales.

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La administración de un proyecto es más simple que la de una empresa. No obstante, tiene en su contra el carácter de prototipo que dificulta la aplicación de los procedimientos ya probados por la empresa.

Características de un Proyecto

Los proyectos pasan por diferentes etapas de desarrollo. En su origen puede ser difícil determinar o describir su alcance, puesto que todavía es una idea que debe madurar para tomar cuerpo.

Pero antes de iniciar su materialización o en las fases iniciales de ella, es necesario definir con precisión los aspectos fundamentales que caracterizan al proyecto. Estos aspectos son:

• Función que debe cumplir el proyecto (producción esperada, tanto en volumen como en calidad del producto)
• Definición o alcance del proyecto. En adquisición de equipos, se expresa en Términos de Referencia (capacidad, rendimientos, especificaciones, garantías, uso de repuestos, etc.)
• Programa de materialización del proyecto
• Presupuesto

Etapas de un Proyecto

Las etapas difieren no sólo en su ubicación en la vida del proyecto sino, también, en la tecnología fundamental que emplean (evaluación económica, diseño, construcción) y en los recursos materiales y económicos que requieren.

Por ello, la división en fases facilita la administración de los recursos y el control de los resultados en distintas etapas del desarrollo.

En un proyecto se pueden identificar cuatro etapas:

a) Fase de Gestación, en la que aparece la idea del proyecto y se hace un estudio muy básico para darse cuenta de si tiene alguna racionalidad.

b) Fase de Definición o Ingeniería de Desarrollo, en la que se evalúa el proyecto con información específica.

c) Fase de Materialización o Ingeniería de Ejecución, en la que se realiza el diseño y la construcción o ejecución del proyecto.

d) Fase de Operación o de Explotación de la Obra.

Las dos primeras conforman el periodo de preinversión, por cuanto aún no se está seguro de que convenga hacer el proyecto, de modo que los recursos físicos y monetarios que se comprometen no son muy altos. La inversión puede asignarse a gastos generales de la empresa o al presupuesto de su división de desarrollo.

La etapa siguiente, que comprende diseño y construcción, pertenece al periodo de inversión del proyecto, debido a que ya se ha resuelto hacerlo realidad y es necesario colocar los recursos necesarios para ellos.